Sözleşmeler ve politikalar

Veri İşleyen Sözleşmesi

1. Taraflar ve sıfatları

2. İşlemenin konusu ve kapsamı

• Konu: Personel devam kontrol, puantaj ve bordro yazılım hizmetinin sunulması
• Süre: Kullanıcı Sözleşmesi'nin süresi boyunca
• Veri kategorileri: Kimlik, iletişim, özlük, geçiş (giriş-çıkış), puantaj, izin, ücret ve finans bilgileri
• İlgili kişi grupları: Veri sorumlusunun çalışanları ve — tanımlandığı ölçüde — ziyaretçileri

3. Veri işleyenin yükümlülükleri

1. Kişisel verileri yalnızca veri sorumlusunun talimatı doğrultusunda ve hizmetin sunulması amacıyla işlemek; kendi amaçları için kullanmamak.
2. Verileri hiçbir şekilde satmamak, pazarlama amacıyla kullanmamak veya üçüncü kişilere devretmemek.
3. Verilere erişimi, görevi gereği erişmesi gereken personelle sınırlamak; bu personeli gizlilik yükümlülüğü altına almak.
4. KVKK m.12/1 kapsamında uygun teknik ve idari tedbirleri almak (bkz. Bilgi Güvenliği Politikası).
5. Veri sorumlusunun, ilgili kişilerden gelen taleplere cevap verebilmesi için gereken bilgi ve desteği sağlamak.
6. Bir veri ihlali tespit edildiğinde veri sorumlusuna gecikmeksizin bildirmek; ihlalin kapsamı, etkilenen veri kategorileri ve alınan önlemler hakkında bilgi vermek.
7. Sözleşme sona erdiğinde verileri, veri sorumlusunun tercihine göre iade etmek veya silmek.
8. Veri sorumlusunun, alınan tedbirlere ilişkin makul denetim taleplerine cevap vermek.

4. Veri sorumlusunun yükümlülükleri

1. Sisteme girilen kişisel verilerin işlenmesinde hukuki dayanağı sağlamak; gerektiğinde açık rıza almak.
2. Çalışanlarını aydınlatmak — KVKK m.10 kapsamındaki aydınlatma yükümlülüğü işverene aittir. Bu yükümlülük veri işleyene devredilemez.
3. Verilerin doğruluğundan ve güncelliğinden sorumlu olmak.
4. Saklama sürelerini belirlemek ve gereksiz verileri sistemden kaldırmak.
5. VERBİS kayıt yükümlülüğü varsa yerine getirmek.
6. Kullanıcı hesaplarını yönetmek; işten ayrılan personelin hesabını gecikmeksizin kapatmak.

5. Yurt dışına aktarım

Hizmetin sunulduğu bulut altyapısı yurt dışında konumlanmıştır; kişisel veriler bu kapsamda yurt dışına aktarılmaktadır. KVKK m.9 uyarınca bu aktarımın hukuki dayanağını sağlamak veri sorumlusunun yükümlülüğündedir.

Uygulamada bu yükümlülük, taraflar arasında Kurul'un yayımladığı standart sözleşme hükümlerinin imzalanması ve imza tarihinden itibaren beş iş günü içinde Kurul'a bildirilmesi yoluyla yerine getirilir.

Veri işleyen, bu belgeyi imzalamayı ve gerekli teknik bilgileri (barındırma sağlayıcısı, sunucu konumu ve alınan güvenlik tedbirleri) veri sorumlusuna sağlamayı taahhüt eder. Kurul'a bildirim yükümlülüğü veri sorumlusuna aittir.

6. Alt veri işleyenler

Hizmetin sunulması için barındırma (hosting) sağlayıcısından yararlanılmaktadır. Veri işleyen, yeni bir alt veri işleyen kullanmadan önce veri sorumlusunu bilgilendirir.

Alt veri işleyenlerin bu sözleşmedeki yükümlülüklere uygun hareket etmesinden veri işleyen sorumludur.

7. Özel nitelikli veriler

Sistem, terminal donanımının desteklemesi hâlinde biyometrik veri (parmak izi, yüz) saklayabilmektedir. Bu verilerin işlenip işlenmeyeceğine veri sorumlusu karar verir.

Kişisel Verileri Koruma Kurulu'nun 2026/921 sayılı ilke kararı doğrultusunda veri işleyen, mesai takibinde kartlı yöntemin kullanılmasını önerir. Veri sorumlusunun biyometrik yöntemi tercih etmesi hâlinde bu tercihin hukuki sonuçları veri sorumlusuna aittir.

8. Veri ihlali bildirimi

Veri işleyen, öğrendiği her veri ihlalini veri sorumlusuna gecikmeksizin bildirir. Kurul'a ve ilgili kişilere bildirim yükümlülüğü veri sorumlusuna aittir (KVKK m.12/5). Veri işleyen bu bildirim için gerekli bilgi ve belgeyi sağlar.

9. Sözleşmenin sona ermesi

Kullanıcı Sözleşmesi sona erdiğinde veri işleyen, veri sorumlusunun talebi üzerine verileri otuz (30) gün içinde yaygın bir dosya biçiminde iade eder. Bu sürenin sonunda, mevzuatın öngördüğü saklama yükümlülükleri saklı kalmak kaydıyla veriler silinir veya anonim hâle getirilir.

10. Müşterek sorumluluk

KVKK m.12/2 uyarınca taraflar, veri güvenliğine ilişkin tedbirlerin alınması bakımından müştereken sorumludur. Bu sözleşme, tarafların birbirine karşı iç ilişkideki sorumluluk paylaşımını düzenler; ilgili kişilere ve Kurul'a karşı sorumluluk mevzuat hükümlerine tabidir.

Tüm sözleşme ve politikalar