Sözleşmeler ve politikalar
KVKK Aydınlatma Metni
Yürürlük tarihi: 14 Ekim 2026
Kanun: 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“KVKK”)
Düzenleyen: Önder Zaman Kontrol ve Güvenlik Sistemleri Sanayi Ticaret Limited Şirketi — Perpa Ticaret Merkezi A Blok Kat: 5 No: 49, Şişli / İstanbul · info@onderzaman.com.tr
1. Rollerin ayrımı — bu metin kimin için
Perplus Web PDKS'de iki ayrı veri işleme ilişkisi vardır ve bunların karıştırılmaması önemlidir:
| Veri | Veri sorumlusu | Veri işleyen |
|---|---|---|
| Müşteri firmanın çalışanlarına ait veriler (personel kayıtları, geçişler, puantaj, bordro) |
Müşteri firma (işveren) | Önder Zaman |
| Müşteri firmanın yetkililerine ait veriler (sözleşme, fatura, iletişim, destek yazışmaları) |
Önder Zaman | — |
Bu aydınlatma metni, ikinci satır için — yani Önder Zaman'ın veri sorumlusu olduğu işlemeler için — düzenlenmiştir.
Müşteri firmanın çalışanlarına ait verilerde veri sorumlusu işverendir. Bu verilerin hangi amaçla işleneceğine, ne kadar süreyle saklanacağına ve çalışanların nasıl aydınlatılacağına işveren karar verir. Önder Zaman bu verileri yalnızca işverenin talimatıyla ve Veri İşleyen Sözleşmesi çerçevesinde işler. Çalışanların aydınlatılması işverenin yükümlülüğündedir; işveren bunun için kendi aydınlatma metnini hazırlamalıdır.
2. İşlenen kişisel veriler
a) Müşteri yetkilileri ve iletişime geçenler
- Kimlik: ad, soyad, unvan
- İletişim: e-posta adresi, telefon numarası, adres
- Müşteri işlem: teklif talebi, sözleşme bilgileri, sipariş ve fatura kayıtları
- Finans: fatura ve ödeme bilgileri
- İşlem güvenliği: kullanıcı adı, şifre özeti, giriş kayıtları, IP adresi
- Destek: uygulama içinden iletilen destek mesajları
b) Müşterinin çalışanlarına ait veriler (veri işleyen sıfatıyla)
Aşağıdaki veriler müşteri firma tarafından sisteme girilir ve Önder Zaman tarafından yalnızca işverenin talimatıyla işlenir:
- Kimlik ve özlük bilgileri (ad, soyad, sicil no, işe giriş-çıkış tarihi, T.C. kimlik numarası)
- İletişim bilgileri (telefon, e-posta, adres, acil durum telefonu)
- Kart numarası ve cihaz kimlik bilgileri
- Giriş-çıkış (geçiş) kayıtları ve bunlardan türeyen puantaj verileri
- İzin, devamsızlık ve mesai bilgileri
- Ücret, ek kazanç ve kesinti bilgileri (özlük/finans)
Biyometrik veriler hakkında
Bazı geçiş kontrol terminalleri parmak izi ve yüz gibi biyometrik kimlik yöntemlerini desteklemektedir. Biyometrik veriler KVKK m.6 anlamında özel nitelikli kişisel veridir.
Kişisel Verileri Koruma Kurulu'nun 29.04.2026 tarihli ve 2026/921 sayılı ilke kararı (Resmî Gazete: 02.06.2026), mesai takibi amacıyla biyometrik veri işlenmesini açık rıza bulunsa dahi ölçülülük ilkesine aykırı bulmuş; alternatif olarak kartlı ve şifreli sistemleri işaret etmiştir.
Bu nedenle kurulumlarımızda kart yöntemi önerilmektedir. Biyometrik yöntemin kullanılıp kullanılmayacağına karar veren taraf, veri sorumlusu sıfatıyla işverendir; bu tercihin hukuki sonuçları da işverene aittir.
3. İşleme amaçları
- Sözleşmenin kurulması ve ifası, teklif ve sipariş süreçlerinin yürütülmesi
- Yazılım hizmetinin sunulması, kullanıcı hesaplarının oluşturulması ve yönetilmesi
- Teknik destek taleplerinin karşılanması
- Faturalandırma ve mali yükümlülüklerin yerine getirilmesi
- Bilgi güvenliğinin sağlanması, yetkisiz erişimin önlenmesi ve denetim izinin tutulması
- Hukuki yükümlülüklerin yerine getirilmesi ve yetkili kurumlara bilgi verilmesi
4. Hukuki sebepler
Kişisel veriler KVKK m.5/2 kapsamında aşağıdaki sebeplere dayanılarak işlenir:
- (c) Sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması
- (ç) Hukuki yükümlülüğün yerine getirilmesi (vergi, ticaret ve iş mevzuatı)
- (e) Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması
- (f) Veri sorumlusunun meşru menfaati (bilgi güvenliği, denetim izi)
5. Verilerin saklandığı yer
Kişisel veriler, hizmetin sunulduğu bulut altyapısında saklanır. Bu altyapı yurt dışında, Avrupa Birliği'ndeki veri merkezlerinde bulunur; siteye ve uygulamaya erişim trafiği ile gece yedekleri ayrıca yurt dışındaki bir içerik dağıtım ve güvenlik ağı üzerinden geçer ve saklanır. Veriler bu kapsamda yurt dışına aktarılmaktadır.
Yurt dışına aktarım KVKK m.9 hükümlerine tabidir. Müşteri firmanın çalışan verilerinde veri sorumlusu müşteri firmadır; müşteri firma aktarıma talimat verir, çalışanlarını aydınlatır ve aktarımın hukuki dayanağını belirler. Önder Zaman bu amaçla gereken bilgi ve belgeleri sağlar. Hizmet sağlayıcıların güncel listesi talep hâlinde bildirilir. Ayrıntı Veri İşleyen Sözleşmesi'nde düzenlenmiştir.
Bağlantı trafiği uçtan uca şifrelenir. Veritabanına yalnızca uygulama sunucusu erişebilir; dışarıdan doğrudan erişime kapalıdır.
6. Verilerin aktarıldığı taraflar
- Bulut sunucu sağlayıcısı (yurt dışı, Avrupa Birliği) — sunucu barındırma; veriyi kendi amacıyla kullanmaz
- İçerik dağıtım ve güvenlik ağı sağlayıcısı (yurt dışı) — alan adı, bağlantı güvenliği (HTTPS, saldırı koruması) ve şifreli yedek depolama
- E-posta altyapısı — bildirim ve şifre sıfırlama e-postalarının gönderimi; varsayılan olarak bir e-posta hizmet sağlayıcısı (yurt dışı), müşteri firma kendi e-posta sunucusunu tanımlamışsa o sunucu
- Mali müşavir / muhasebe — yalnızca Önder Zaman'ın kendi mali yükümlülükleri kapsamında
- Yetkili kamu kurum ve kuruluşları — mevzuatın zorunlu kıldığı hâllerde
Kişisel veriler hiçbir şekilde satılmaz, pazarlama amacıyla üçüncü kişilerle paylaşılmaz.
7. Saklama süreleri
| Veri türü | Saklama süresi |
|---|---|
| Sözleşme ve fatura kayıtları | Mevzuat gereği 10 yıl |
| Müşteri yetkilisi iletişim bilgileri | Sözleşme süresince ve sona ermesinden itibaren 10 yıl |
| Müşterinin çalışan verileri | Sözleşme süresince; sona erince müşteri firmanın yazılı talebiyle iade edilir ve silinir. Talimat verilmezse sona ermeden itibaren 90 gün sonra, yazılı bildirimin ardından silinir |
| Güvenlik kayıtları (hatalı giriş, yetkisiz erişim denemesi, sistem hatası) | 2 yıl; süre dolunca otomatik silinir |
| Veri değişikliği denetim izi (kim, neyi, ne zaman değiştirdi) | Sözleşme süresince; sona ermesinde firmanın diğer verileriyle birlikte silinir |
| Cihazdan gelen ham okutma kayıtları | 30 gün (işlenmiş geçiş kayıtları, çalışan verileriyle birlikte saklanır) |
| Gece yedekleri | 60 gün; süre dolunca otomatik silinir |
| Destek yazışmaları | Sözleşme süresince ve sona ermesinden itibaren 3 yıl |
8. İlgili kişinin hakları
KVKK m.11 uyarınca her ilgili kişi:
- Kişisel verisinin işlenip işlenmediğini öğrenme,
- İşlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
- İşlenme amacını ve amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
- Yurt içinde veya yurt dışında aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
- Eksik veya yanlış işlenmişse düzeltilmesini isteme,
- Kanunun öngördüğü şartlar çerçevesinde silinmesini veya yok edilmesini isteme,
- Düzeltme, silme ve yok etme işlemlerinin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
- Münhasıran otomatik sistemlerle analiz edilmesi suretiyle aleyhine bir sonuç doğmasına itiraz etme,
- Kanuna aykırı işleme sebebiyle zarara uğraması hâlinde zararın giderilmesini talep etme
haklarına sahiptir.
9. Başvuru yolu
Haklarınıza ilişkin taleplerinizi info@onderzaman.com.tr adresine veya Perpa Ticaret Merkezi A Blok Kat: 5 No: 49, Şişli / İstanbul adresine yazılı olarak iletebilirsiniz. Başvurular, talebin niteliğine göre en geç otuz (30) gün içinde sonuçlandırılır.
Önemli: Bir müşteri firmanın çalışanıysanız ve kendi kişisel verilerinize ilişkin talepte bulunmak istiyorsanız, öncelikle işvereninize başvurmanız gerekir; o veriler bakımından veri sorumlusu işvereninizdir. Bize ulaşan bu tür talepleri, gecikmeksizin ilgili işverene yönlendiririz.