Rehber

Puantaj cetveli nasıl doldurulur?

Puantaj cetveli nedir?

Puantaj, bir personelin belirli bir dönemde (genellikle bir ay) hangi gün ne kadar çalıştığının kaydıdır. Puantaj cetveli bu kaydın çizelge hâlidir: satırlarda personel, sütunlarda ayın günleri bulunur; her hücrede o günün durumu yazar.

Cetvelin önemi, ondan ücrete giden yolun başlamasıdır. Çalışılan gün sayısı, eksik gün, izin, rapor ve fazla mesai saati bu çizelgeden okunur; bordro bu rakamlara göre hazırlanır. Cetvelde yanlış bir hücre, maaşta yanlış bir rakam demektir. İşyerleri genellikle kendi formunu kullanır; aşağıda sık görülen bir düzen anlatılıyor, kendi işyerinize uyarlayabilirsiniz.

Cetvelde hangi bilgiler bulunur?

• Üst bilgi: firma ve şube adı, departman, dönem (ay ve yıl)
• Personel: ad soyad, sicil numarası
• Günlük sütunlar: ayın her günü (28, 29, 30 ya da 31 sütun)
• Kısaltma açıklaması: cetvelin başında ya da altında, hangi işaretin ne anlama geldiği
• Toplam sütunları: çalışılan gün, hafta tatili, genel tatil, izin, rapor, devamsızlık, fazla mesai saati
• Onay alanı: hazırlayanın, sorumlu yöneticinin ve gerekiyorsa personelin imzası

Adım adım doldurma

1. Üst bilgiyi yazın. Firma, şube, departman ve dönem. Yanlış ay yazmak, doğru doldurulmuş bir cetveli kullanılamaz hâle getirir.
2. Personel satırlarını açın. Dönem içinde işe giren ya da ayrılan personeli unutmayın; onların satırında girişten önceki ve ayrılıştan sonraki günler boş bırakılmaz; cetvelin başında açıkladığınız bir işaretle (örneğin “–”) “işyerinde değil” diye işaretlenir.
3. Her gün için bir durum işaretleyin. Çalıştı, hafta tatili, genel tatil, izin, rapor ya da devamsız. Bir güne yalnızca bir durum yazılır.
4. Fazla mesaiyi saat olarak ayrı yazın. Günlük hücreye “X” yazıp fazla mesaiyi aklınızda tutmayın; hangi gün kaç saat fazla çalışıldığı ayrı bir sütunda görünmeli.
5. İzin ve raporları belgeyle eşleştirin. Yıllık izin formu ve rapor tarihleri, cetveldeki işaretlerle aynı günleri kapsamalı.
6. Toplamları alın ve kontrol edin. Bir personelin tüm durumlarının toplamı (işe girişten önceki ve ayrılıştan sonraki günler dahil) ayın gün sayısına eşit olmalıdır. Eşit değilse bir gün boş kalmış ya da iki kez işaretlenmiştir.
7. Onaylatın ve iletin. Sorumlu yönetici kontrol edip imzalar, sonra bordroyu hazırlayan kişiye gider.

Yaygın kısaltmalar

Kısaltmalar işyerinden işyerine değişir. Önemli olan cetvelin başında açıklanmış olmasıdır. Sık görülenler:

Örnek satır

Bir haftalık örnek (kurgusal personel): Ayşe Y. pazartesi, salı ve çarşamba çalışmış; çarşamba günü 2 saat fazla mesai yapmış. Perşembe ve cuma yıllık izinli; cumartesi çalışmış; pazar hafta tatili.

Kontrol: 4 + 2 + 1 = 7; satırdaki gün sayısıyla aynı, yani bir gün boşta kalmamış.

En sık yapılan hatalar

• Günlerin toplamı ayın gün sayısına eşit değil. Bir gün boş ya da iki kez işaretli kalmıştır.
• Hafta tatili ile genel tatilin karıştırılması. İkisinin ücret kuralı farklıdır (md. 46 ve 47).
• İzin ile raporun çakışması. Aynı güne iki durum yazılmış, hangisinin geçerli olduğu belli değil.
• Fazla mesainin günlük hücreye gömülmesi. Saat kaybolur, ay sonunda toplanamaz.
• Elle toplama. Formül bozulur, bir satır kayar, rakam sessizce yanlış çıkar.
• Birden çok kopya. Hangi dosyanın güncel olduğu bilinmez; bordro eski kopyadan çıkar.

Excel'de tutulan cetvelin sınırı

Excel küçük bir ekip için yeterli olabilir. Sorun, cetvelin elle doldurulmasıdır: her gün, her personel için birinin durumu yazması gerekir. Vardiyalı ve çok şubeli işletmelerde bu, ayda yüzlerce hücre ve bunların her birinde yanlışlık ihtimali demektir.

Giriş-çıkış kaydı bir PDKS terminalinden geliyorsa günlük durum kart okutmadan türer; siz yalnızca istisnaları (izin, rapor, elle düzeltme) girersiniz. Perplus'ta günlük analiz ekranı bu cetvelin işini yapar: gün gün çalışma süreleri ve puantaj durumları kayıttan hesaplanır. Ayrıntısı kılavuzun günlük analiz bölümünde; ay sonu akışı için puantaj ve bordro sayfasına bakın.

perpluspdks.com

İlgili rehberler

• Puantaj nasıl hesaplanır? Günlük ve aylık
• Fazla mesai hesaplama: formül ve örnek
• PDKS nedir, nasıl çalışır?