Rehber
PDKS nedir? Ne işe yarar, nasıl çalışır
Kısaca: PDKS, Personel Devam Kontrol Sistemi'nin kısaltmasıdır: personelin işyerine giriş ve çıkış zamanlarını bir cihazla kaydeden, bu kayıtlardan puantaj ve bordro verisi üreten sistem. İki parçası vardır: kaydı alan terminal ve kaydı işleyen yazılım.
PDKS nedir?
PDKS'nin çıkış noktası basit bir soru: kim ne zaman işe geldi, ne zaman çıktı? Bu sorunun cevabı elle tutulan bir defterde ya da Excel'de de bulunabilir; PDKS bunu cihazla kayda bağlar, yani denetlenebilir hâle getirir.
Kayıttan devam durumu (geç kalma, erken çıkış, devamsızlık), çalışma süresi, fazla mesai ve izin hesapları türer. Bu yüzden PDKS yalnızca bir “giriş-çıkış kontrolü” değil, puantajın ve bordronun ilk halkasıdır.
Nasıl çalışır?
| Adım | Ne olur |
|---|---|
| 1 · Okutma | Personel kartını (ya da kullanılan yöntemi) terminale okutur |
| 2 · Kayıt | Terminal, okutmanın zamanını ve kimliğini kaydeder; bağlıysa sisteme gönderir |
| 3 · Puantaj | Yazılım, kayıtlardan günlük çalışma süresini, geç kalmayı, fazla mesaiyi ve devamsızlığı hesaplar |
| 4 · Bordro ve rapor | Günlük veriler ay sonunda ücrete çevrilir, raporlar üretilir |
Kaydın kaynağı terminaldir; kaydın doğruluğu cihazın saatine de bağlıdır. Perplus'ta cihaz saati sistem tarafından Türkiye saatine ayarlanır ve cihazın bildirdiği saat ile sunucunun kaydı aldığı an arasında 5 dakikayı aşan fark olursa uyarı kaydedilir (ayrıntısı cihazlar sayfasında).
Giriş yöntemleri: kart, parmak izi, yüz tanıma
| Yöntem | Artısı | Dikkat edilecek nokta |
|---|---|---|
| Kart | Hızlı, düşük maliyetli; kayıp kart kolayca iptal edilir | Kart başkasına verilebilir; kimlik kontrolü ayrıca düşünülmeli |
| PIN / şifre | Kart taşımak gerekmez | Paylaşılabilir ya da unutulabilir |
| Parmak izi | Kişiye özgü, devredilemez | Biyometrik veridir; aşağıdaki KVKK notuna bakın |
| Yüz tanıma | Temassız | Biyometrik veridir; aşağıdaki KVKK notuna bakın |
| Karekod / konum | Ek cihaz gerekmez | Güvenilirliği ve konum verisi ayrıca değerlendirilmeli |
Biyometrik veriyle mesai takibi. Kişisel Verileri Koruma Kurulu'nun 29.04.2026 tarihli ve 2026/921 sayılı ilke kararı (Resmî Gazete: 02.06.2026), mesai takibi amacıyla parmak izi, yüz tanıma, iris ve retina taramasının işlenmesini açık rıza bulunsa dahi ölçülülük ilkesine aykırı bulmuştur; alternatif olarak kartlı ve şifreli sistemleri işaret etmiştir. Kurulun kendi açıklaması: kamuoyu duyurusu (kvkk.gov.tr).
Bu verilerin işlenip işlenmeyeceğine karar veren taraf, veri sorumlusu sıfatıyla işverendir. Kurulumlarımızda kart yöntemini öneriyoruz; hukuki durumunuzu kendi hukuk danışmanınızla değerlendirmenizi tavsiye ederiz.
Yerel kurulum mu, web tabanlı mı?
PDKS yazılımı iki biçimde gelir. Genel olarak fark şöyledir:
| Yerel kurulum | Web tabanlı (bulut) | |
|---|---|---|
| Kurulum | Sunucuya ya da bilgisayara program kurulur | Tarayıcıdan açılır |
| Erişim | Genellikle işyeri ağı içinden | İnternet olan her yerden |
| Güncelleme ve yedek | Sizin sorumluluğunuzda | Hizmet sağlayıcıda |
| Birden çok şube | Her yere kurulum ve bağlantı gerekir | Tek hesaptan yönetilir |
| Dikkat | Sunucu arızası ve yedekleme size ait | İnternet kesintisinde erişim ve cihaz bağlantısı etkilenir |
Perplus Web PDKS web tabanlıdır: tarayıcıdan çalışır, kurulum gerektirmez.
PDKS yasal mı?
İşverenler çalışma sürelerini kayıt altına almak için PDKS kullanır: fazla çalışma, devamsızlık, izin ve ücret hesabı bu kayıtlara dayanır. Giriş-çıkış kaydı tutmak tek başına hukuka aykırı değildir; hukuki sorun, hangi verinin nasıl işlendiğinde çıkar.
- Personel giriş-çıkış kayıtları kişisel veridir; 6698 sayılı KVKK kapsamındadır. Çalışanın aydınlatılması, verinin güvenliği ve saklama süreleri işverenin yükümlülüğüdür.
- Biyometrik veriler (parmak izi, yüz, iris, retina) özel nitelikli kişisel veridir; mesai takibinde kullanımı yukarıda anlatılan Kurul kararıyla ciddi biçimde sınırlanmıştır.
- PDKS sağlayıcısı genellikle veri işleyen, işveren veri sorumlusudur. Kanuna göre veri sorumlusu, verileri kendi adına işleyenle birlikte güvenlik tedbirlerinden müştereken sorumludur (KVKK m.12/2); bu yüzden ilişkinin yazılı bir sözleşmeyle düzenlenmesi yaygın uygulamadır. Perplus'un metinleri sözleşmeler sayfasında.
Bu bölüm hukuki görüş değildir; kurulumdan önce hukuk danışmanınıza sorun.
Seçerken bakılacaklar
- Vardiya desteği. Üç vardiyalı, gece vardiyalı ya da ara vardiyalı düzeni doğru sayıyor mu? Vardiyayı kim belirliyor: siz mi, sistem mi? (Vardiya yönetimi)
- Puantajdan bordroya zincir. Aynı sistemde mi, yoksa dosya aktarmanız mı gerekiyor? (Puantaj ve bordro)
- Eksik kayıt. Kartını okutmayı unutan personelin günü nasıl yönetiliyor; sessizce mi tahmin ediliyor, işaretleniyor mu?
- Bağlantı ve saat. Cihaz bağlantısı koptuğunda kayıtlar kaybolmuyor mu? Cihaz saati kayarsa haber veriliyor mu?
- Cihaz uyumluluğu. Elinizdeki ya da alacağınız terminal yazılımla çalışıyor mu? Perplus Web PDKS, Runmac ve Runtec marka kartlı geçiş terminalleriyle çalışır; iki markanın da çok sayıda modeli olduğundan cihazınızın uyumlu olup olmadığını model adıyla birlikte bize sorun (cihazlar).
- Denetim izi. Bir kaydı kimin değiştirdiği izlenebiliyor mu? Elle eklenen geçişler ayrıca işaretleniyor mu?
- Veri güvenliği ve KVKK. Veri işleyen sözleşmesi var mı? Biyometri zorunlu mu, kart seçeneği sunuluyor mu?
- Hesabın şeffaflığı. Sistem puantajı nasıl hesapladığını açıklıyor mu, yoksa “kara kutu” mu? Motorun çözdüğü somut vakalar için ayrıntı farkı sayfasına bakın.
Sık sorulanlar
PDKS açılımı nedir?
Personel Devam Kontrol Sistemi.
PDKS ne işe yarar?
Personelin giriş ve çıkış zamanlarını kayda bağlar; devamsızlık, geç kalma, çalışma süresi, fazla mesai ve izin hesaplarının dayanağını oluşturur, puantaj ve bordroyu besler.
PDKS ile puantaj aynı şey mi?
Hayır. PDKS kaydı toplar; puantaj o kayıtlardan günlük ve aylık çalışma durumunun çıkarılmasıdır. İyi bir PDKS ikisini birbirine bağlar. Puantaj nasıl hesaplanır?
PDKS cihazı ile yazılım ayrı mı?
Evet, iki ayrı parçadır. Terminal kaydı alır; yazılım kayıtları toplar, hesaplar ve raporlar. Cihazın yazılımla uyumlu olması gerekir.
İlgili rehberler
- Puantaj cetveli nasıl doldurulur?
- Vardiya ne demek? 2 ve 3 vardiya düzeni
- Fazla mesai hesaplama: formül ve örnek
Kaynak ve not
- Kişisel Verileri Koruma Kurulu, 29.04.2026 tarihli ve 2026/921 sayılı ilke kararına ilişkin kamuoyu duyurusu (kvkk.gov.tr)
- 6698 sayılı Kanun m.12, veri güvenliğine ilişkin yükümlülükler (kvkk.gov.tr)
Bu yazı genel bilgi amaçlıdır; hukuki veya mali müşavirlik görüşü değildir. Mevzuat ve Kurul kararları değişebilir; uygulama işyerinize göre farklılaşabilir.
Kart okutulsun, gerisi sistemde olsun
Kaç kapı, kaç personel olduğunu söyleyin; cihaz ve yazılımı birlikte fiyatlandıralım.